Asiakirjojen hallinta
Asiakirjojen hallintaratkaisuillamme parannat rutiineja
Mikään ei ole niin ärsyttävää tai aikaa vievää, kuin asiakirjojen etsiminen. Suurin osa meistä on sitä tehnyt. Asiakirjoja luodaan ja arkistoidaan monella tavalla – paperimuodossa, tietokoneissa, USB-muisteihin, sähköposteihin, pilveen ja ties minne.
Asiakirjojen hallinnan avulla sinulla on homma hoidossa. Yritysten asiakirjojen määrä sen kuin lisääntyy. Voit helposti menettää kontrollin jos kyseessä on liiketoimintakriittiset asiakirjat tai tietoturvauhka. Tämä turhauttaa ja ärsyttää työntekijöitä, ja asiakkaat ja yhteistyökumppanit saattavat kokea yrityksesi ammattitaidottomana.
Onneksi arjen voi yksinkertaistaa asiakirjojen hallinnan avulla, sekä kehittämällä parempia sopimus-, lasku- ja oikeudellisten asiakirjojen rutiineja.
Kuinka se toimii?
Asiakirjojen hallinta auttaa yrityksiä hallitsemaan asiakirjojaan, joka automaattisesti vähentää jätemäärää.
Asiakirjojen hallinta tehostaa työnkulkua, olitpa sitten ladannut monitoimilaitteestasi tiedostoja tai asiakirjoja. Voit helposti ja turvallisesti löytää, arkistoida, hallita, jakaa, tulostaa ja hakea kaikkia liiketoiminta-asiakirjoja.
Lisäät turvallisuutta ja hallitset asiakirjojasi täydellisest
Asiakirjojen hallintaratkaisulla, jota myös kutsutaan nimellä electronic document management systems (EDM), voit tehdä sitäkin enemmän. Saat käteviä ja tehokkaita toimintoja asiakirjojen käsittelyyn.
- Avoimuus ja hallinta: Sinä päätät, kuka työntekijöistä pääsee käsiksi mihinkin asiakirjaan, asiakirjan arkaluonteisuudesta ja työntekijän käyttöoikeuksista riippuen.
- Tuottavuus: He, joilla on käyttöoikeudet, pääsevät käsiksi kaikkeen tarvitsemaansa, huolimatta siitä millä osastolla he työskentelevät. Versiohallinnan avulla varmistat, että käyttäjillä aina on päivitetty versio ja tarvittaessa myös mahdollisuus palauttaa muutoksia ja palata aiempaan versioon.
- Yhteistyö: Asiakirjojen skannauksen avulla monet voivat jakaa ja päästä käsiksi samaan asiakirjaan ja tehdä yhteistyötä reaaliajassa, eri laitteilta käsin. Tämä on edellytys yrityksissä, joissa työntekijät istuvat eri puolin maata.
Etuja
Asiakirjojen hallinnalla on monta etua kaiken kokoisille yrityksille, kuten esimerkiksi:
Tuotosten hallinta
Kun tiedät missä asiakirjasi ovat ja mitä ne sisältävät, saat paremman ja turvallisemman hallinnan.
Lisää tehokkuutta
Selkeämmät rutiinit auttavat työntekijöitä löytämään mitä he tarvitsevat, parantaen ja tehostaen samalla yhteistyötä.
Kustannuksien vähentäminen
Ratkaisumme vähentävät tulostamisen tarvetta asiakirjojen digitoinnin avulla. Tämä vähentää kustannuksia ja lisää tehokkuutta.
Haluatko lisätietoja?
Lue lisää miten voit lisätä tuottavuutta ja kasvattaa liiketoimintaasi.