Sharpin uusi optimoitu vierailijahallintajärjestelmä on älykäs, yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen alusta vierailijoiden, työntekijöiden ja alihankkijoiden rekisteröitymiseen. Järjestelmä auttaa antamaan erinomaisen ensivaikutelman ja vapauttaa hallinnon resursseja tuottavampiin töihin.
Aina ei ehkä tule ajatelleeksi, miten tärkeä merkitys toimiston tai yrityksen vastaanottopalvelulla on. Sen perusteella vierailijat, työntekijät ja sidosryhmien jäsenet muodostavat ovesta sisään astuessaan ensivaikutelmansa. Monien tutkimusten mukaan ensivaikutelma saattaa muodostua jo seitsemässä sekunnissa. Ensivaikutelmalla voi myös olla huomattava merkitys.
Siksi Sharp kehitti optimoidun vierailijahallintajärjestelmänsä. Järjestelmä koostuu Sharpin interaktiivisesta näytöstä ja intuitiivisesta läsnäolohallintaohjelmistosta.
Intuitiivinen ohjelmisto ja kosketusnäyttö muodostavat helppokäyttöisen kävijöiden sisään- ja uloskirjautumisjärjestelmän. Vierailijat voivat itse rekisteröidä saapumisensa rakennukseen tai osastolle sekä poistumisensa tiloista. Kävijät voivat samalla saada myös tarpeellista tietoa yrityksestä ja rakennuksesta sekä hyväksyä tietosuojaperiaatteet ja lainsäädännölliset vaatimukset
Yrityksellänne on aina tarkka ja ajantasainen luettelo paikallaolijoista. Lisäksi järjestelmä tukee GDPR:n tietosuojasäännösten noudattamista. Kirjautumisen yhteydessä kävijöille voidaan selittää yrityksen tietosuojaperiaatteet ja pyytää hyväksymään ne. Kun kirjautuminen on valmis, järjestelmä tulostaa oikeanlaisen kulkukortin automaattisesti.
Asiakkaan tarpeiden mukaan järjestelmään voidaan valita Sharpin 10-, 15- tai jopa 40-tuumainen kosketusnäyttö.
Käyttöliittymä on täysin konfiguroitava niin tervetulotoivotusten ja kuvien kuin räätälöityjen kirjautumiskysymystenkin osalta. Osana palvelua Sharp tarjoaa myös täydellisen konfiguroinnin ja tuen varmistaakseen, että järjestelmä täyttää yrityksenne tarpeet.
Ohjelmistoratkaisu
Sharp on tehnyt yhteistyötä WhosOnLocationin kanssa tarjotakseen läsnäolohallintaohjelmiston, joka parantaa turvallisuutta seuraamalla ihmisten liikkumista rakennuksissa, toimistoissa ja työmailla. Tässä tehokkaassa pilvipohjaisessa ratkaisussa yhdistetään kävijöiden, alihankkijoiden ja työntekijöiden kulunvalvonta sekä poikkeustilanteiden hallinta. Sen avulla organisaatio voi varmistaa sekä toimitilojensa että kaikkien paikallaolijoiden turvallisuuden.
WhosOnLocationin palvelut ovat tällä hetkellä organisaatioiden käytössä yli 35 maassa ja niillä hallitaan yli 13:a miljoonaa tapahtumaa vuodessa tuhansissa eri kohteissa.
Sharpin optimoidun vierailijahallintajärjestelmän liiketaloudelliset hyödyt
Optimoidun vierailijahallintajärjestelmän käyttöönotosta on yritykselle selkeää liiketaloudellista hyötyä. Kirjautumispalvelu myös säästää vastaanoton henkilöstön aikaa monin tavoin.
Sen lisäksi, että kävijät voivat itse kirjautua sisään ja ulos, järjestelmän avulla yritys pystyy noudattamaan työturvallisuuslainsäädäntöä sekä GDPR:n määräyksiä työpaikalla. Järjestelmä tekee työpaikasta turvallisemman. Kaikki kävijät rekisteröidään tehokkaasti, jolloin turvallisuudesta vastaavilla on aina ajantasainen tieto rakennuksessa olevista ja liikkuvista henkilöistä.
Järjestelmä pystyy tulostamaan automaattisesti oikeanlaisen kulkukortin ja ilmoittamaan työntekijöille sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä, että heidän vieraansa on saapunut ja odottaa vastaanotossa.
Vierailijat tai suuret kävijäryhmät voidaan kirjata järjestelmään etukäteen, jolloin rekisteröityminen hoituu nopeasti QR-koodilla. Järjestelmä myös muistaa talossa aikaisemmin käyneet vieraat, mikä nopeuttaa rekisteröitymistä. Hätätilanteessa kaikkiin talossa oleviin vierailijoihin saa nopeasti yhteyden tekstiviestillä, mikä parantaa heidän turvallisuuttaan.
Lisävarusteena on saatavana nimikylttien tulostin, joka tulostaa monissa toimistoissa ja rakennuksissa edellytetyt vierailijoiden nimikyltit nopeasti ja sujuvasti. Yritys voi itse päättää, mitä tietoja nimikyltti sisältää. Nimikyltissä voi olla vierailijan ja hänen isäntänsä tietoja, WiFi-tietoja ja turvaohjeita.
Vaihtoehtoisesti yritys voi valita paperittoman ratkaisun, jolloin vieraalle lähetetään sähköpostitse tai tekstiviestinä QR-koodi, joka toimii kuten lentomatkustajan digitaalinen tarkistuskortti.
Optimoidun vierailijahallintajärjestelmän keräämistä tiedoista voidaan myös koota reaaliaikaisia raportteja, joiden avulla organisaatiot voivat tehdä tietoon pohjautuvia päätöksiä esimerkiksi tilojen (mm. kokoushuoneet ja pysäköintialueet) käytön tehostamiseksi.