Olet tilannut ison sohvan ja lasten lääkkeitä kotiin sekä mukeja työpaikalle. Nyt tarvitaan sopivia välineitä, logistiikkaa ja kuorma-autoa, jotta toimitus sujuisi moitteettomasti - voi olla, että juuri Bring toimittaa tuotteet kotiin ja toimistoon.
Bring kuljettaa, säilyttää ja toimittaa, tuo maahan ja vie maasta - paketit ja suuret lähetykset, lämpötilasäädellyt kuljetukset, varastointi- ja lähettipalvelut.
Kuljetus- ja reittisuunnittelijoiden sekä huolitsijoiden tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa järkevin logistiikkaratkaisu.
Bring on melko tuore Sharpin yhteistyökumppani, joka toimii kaikkialla Ruotsissa. Yrityksellä on tällä hetkellä käytössään Sharpin ratkaisuja Ystadissa, Jönköpingissä ja Linköpingissä. Ystadissa kehitimme nykyisen toimintatavan yhteistyössä.
Työnjohtaja Ingemar Persson, Bring Ystad - kertoisitko vähän tavallisesta työpäivästäsi?
–Tulin alalle vuonna 1990, ja vuodesta 2011 lähtien olen työskennellyt Bringin Ystadin toimipaikassa. Kuljetamme kansainvälisiä lähetyksiä kuorma-autoilla Ruotsin ja Itä-Euroopan välillä molempiin suuntiin. Toimituksia on noin 2000 kuukaudessa.
Avainsana on logistiikka
Jokaiseen toimitukseen liittyy 8-10 asiakirjaa - tullipapereita, laskuja, tilauksia ja rahtikirjoja. Siinä on kokonaisuudessaan valtavasti tietoa, joka on käsiteltävä ja pidettävä tallessa. Rahtikirjat ovat liiketoiminnan kannalta kriittisimmät asiakirjat. Ystadissa ne nykyään arkistoidaankin digitaalisesti skannaamalla.
Skannausasemat
–Meidän ratkaisumme avulla Bring on uudistanut työtapojaan. Paperiset rahtikirjat skannataan, jolloin ne ovat asiakirjoina tallessa digitaalisessa muodossa. Ne arkistoidaan räätälöimäämme digitaaliseen mappijärjestelmään. Toimipaikassa on useita monitoimilaitteita, joita käytetään etupäässä skannaamiseen ja tulostamiseen, ja käyttäjät nimittävätkin niitä skannausasemiksi, kertoo Sharpin asiakasvastaava Johan Byström.
Turvallisempaa ja nopeampaa
–Tämä on monella tapaa valtava parannus, joka myös parantaa tietoturvaa ja nopeuttaa työtä. Esimerkiksi verottajan tekemät tarkastukset sujuvat nyt paljon yksinkertaisemmin. Ennen meni hirveästi aikaa kun asiakirjoja haeskeltiin mapeista, joissa ne saattoivat vielä olla väärässä paikassa. Siten tämä on sekä työn sujuvuuden että ajankäytön kannalta suuri edistysaskel, Ingemar Persson toteaa.
–Myös ympäristö kiittää, sillä säästämme paperia ja tarvitsemme paljon vähemmän säilytystilaa. Aikaisemmin meillä oli kuormalavoittain numerojärjestykseen lajiteltuja asiakirjoja, jotka jouduimme arkistoimaan ja kuljettamaan muualle säilytettäväksi, Ingemar Persson kertoo.
Ennen rahtikirjat säilöttiin mappeihin ja kansioihin, joita säilytettiin kaapeissa ja arkistoissa. Manuaaliseen käsittelyyn liittyy aina melkoisia riskejä. Työstä tulee usein hyvin henkilösidonnaista – sitten kun henkilö vaihtaa työpaikkaa tai sairastuu, asiakirjojen hallinta on vaarassa. Fyysinen arkisto voi lisäksi tuhoutua tulipalon tai vesivahingon yhteydessä.
Asiakas hyötyy
Uusien työtapojen ansiosta asiakirjat ovat jäljitettäviä ja hakukelpoisia eivätkä enää henkilöriippuvaisia. Siksi asiakirjahallinnasta on tullut luotettavampaa ja turvallisempaa ja asiakas saa apua nopeammin, kun jokin tieto pitää löytää tai tarkistaa.
Turvallinen tulostuksenhallinta
Bring soveltaa arkaluonteisen tiedon käsittelyyn hyvin tarkkoja määräyksiä ja periaatteita. Käyttöön otettu uusi toimintatapa ja digitaalinen arkistointi tarkoittavat myös, että Bring omistaa itse liiketoimintansa kannalta kriittiset tiedot ja tiedot ovat täysin sen hallinnassa. Yritys edellyttää tätä ja se on myös tietoturvamääräysten ja GDPR:n vaatimus.
Turvalliseen asiakirjahallintaan kuuluu myös käyttäjän tunnistautuminen laitteella kortin tms. avulla, ennen kuin hän saa tulostetun asiakirjan käsiinsä. Asiakirjat eivät siis tulostu laitteesta automaattisesti. Näin suojataan luottamukselliset tiedot, kuten toimitusosoitteet, ilmoitettu toimitusaika, kuljettajatiedot jne. Samalla tarpeeton tulostaminen vähenee, mikä on myös ympäristön kannalta hyvä.
Digitaalisten työnkulkujen pääsyoikeuksia on helppo ohjata ja varmistaa, että tiettyihin tietoihin pääsevät käsiksi vain tähän oikeutetut henkilöt. Kaikki eivät pääse käsiksi kaikkeen.
Yhteistyötä yli rajojen
Skannausasemilla käyttäjät voivat myös käsitellä digitaalisia asiakirjoja, jotka joku toinen toimija on luonut tai skannannut. Ne voivat olla rahtikirjoja, tulliasiakirjoja tai kansainvälisissä kuljetuksissa käytettäviä CMR-rahtikirjoja. Tämä uusi työtapa helpottaa logistiikkaa vielä lisää.
Johdottomat kokoukset
Ystadissa on neuvotteluhuoneessa BIG PAD -näyttö, jota käytetään esityksiin ja tiedostojen tallentamiseen.
-Näytön kanssa työskentely on erittäin sujuvaa. Kuvatarkkuus on hyvä ja on todella kätevää, että mitään johtoja ei tarvita. Olen todella tyytyväinen, sillä näyttö on toiminut yli odotusten täysin ongelmitta, Ingemar Persson toteaa.
Näytöllä tietoa kaikille
Kaikki työntekijät ja vierailijat kulkevat eteisaulan läpi aina taloon tullessaan. Aulan seinällä on digitaalinäyttö, josta näkyy, kuka on sairaana, vapaapäivällä tai lomalla sekä tiedot tulevista vierailuista.
–Päivitän itse näytön tiedot joka aamu. Sillä tavoin saan helposti tiedon perille ja työntekijät pysyvät vaivattomasti tilanteen tasalla. Järjestelmä toimii hienosti ja kaikki ovat siihen tyytyväisiä, Ingemar Persson toteaa.
Mikä sinulle on tärkeää, kun ajatellaan hyvää yhteistyötä?
–Käytettävyys ja tavoitettavuus on minulle äärimmäisen tärkeää. Yhteistyömme toimii hyvin, ja uusista toimintatavoistamme minulla on vain hyvää sanottavaa. Olen tosi tyytyväinen tästä vuosi sitten tehdystä päätöksestä, kun kaikki on toiminut näin hyvin ja olemme todellakin saaneet vastinetta rahoillemme, Ingemar Persson kertoo.
Mikä on ollut erikoisin vastaan tullut toimeksianto?
–Erikoisin mieleen tuleva on se, kun kolme pakasteautoa haki Jukkasjärven jäähotellista jääbaarin. Toimituksen määränpäänä oli turkkilainen hotelli, joka tarvitsi jääbaarin avajaisjuhlaan. Oli keskikesä ja todella lämmintä. En ole ollut mukana missään vastaavassa.
