Asiakirjan hallinta
Suojaa liiketoimintatietosi
Sinulle on hyötyä tiedostasi ainoastaan, jos pääset siihen käsiksi turvallisella tavalla, silloin kun tarvitset.
Tämän varmistaa digitaalinen työnkulkuratkaisu EDM, eli sähköisten dokumenttien hallinta.
EDM on joukko järjestelmiä ja prosesseja, joita käytetään sähköisten asiakirjojen löytämiseen, arkistointiin, jäljittämiseen ja hakemiseen – nopeasti, turvallisesti ja tehokkaasti.
Tämä ei ole uusi järjestelmä, mutta koska vuonna 2020* tuotimme huimaavat 2,5 triljoonaa tavua päivässä, ja kun tiedontarve lisääntyy, on järjestelmä tärkeämpi kuin koskaan.
Yritykset luovat joka päivä sopimuksia, laskuja, tarjouksia ja muita asiakirjoja, sekä digitaalisesti että paperimuodossa, kaikki yhtä tärkeitä heidän toimintaansa. Tieto, joka jostain syystä joutuu jonkun tietokoneeseen, arkistokaappiin tai tiimin palvelimen ns. ”tietosiiloihin”, voi kadota tai olla vaikeasti löydettävissä.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc
Tehokkailla asiakirjan hallintaratkaisuilla voit:
Löytää ja organisoida asiakirjoja – löytää kaiken tiedon, mistä tahansa lähteestä – kuten sähköpostiosoitteista, tulostimista, kopiokoneista tai toimistojärjestelmistä – voit löytää, luokitella ja arkistoida.
Valvoa pääsyä ja vahvistaa avoimuutta – säännöillä varmistat, että ainoastaan oikeat henkilöt pääsevät käsiksi oikeaan tietoon oikealla hetkellä.
Vahvistaa ja tehostaa yhteistyötä – kaikki voivat jakaa ja tarkistaa samaa asiakirjaa ja päivitetty versio on aina kaikille saatavilla.
Ylläpitää johdonmukaista yhteistyötä asiakirjojen suhteen – tiedon voi jakaa eri järjestelmissä, kuten CRM ja taloussovelluksissa.
Hallita asiakirjojasi turvallisesti – asiakirjan voi tarkastaa keskitetysti ja suojata luvattomalta pääsyltä.
Seurata sääntöjä – työkalut jäljittämiseen ja digitaalisiin allekirjoituksiin auttavat sinua varmistamaan, että seuraat sääntöjä.
Tee päätöksiä oikean taustatiedon perusteella
Asiakirjan hallinnan avulla voit lisätä tehokkuutta digitoimalla manuaalisia ja toistuvia tehtäviä. Voit myös luoda työnjaon ja lähettää sen – heti ja turvallisesti – joko jollekin, tai siihen pilvipalveluun, sovellukseen tai osastoon, joka sitä tarvitsee. Hallitse välttämättömiä asiakirjoja tiimisi kanssa päivittäin, tulostimesi ja kopiokoneesi avulla.
Työntekijöiden työroolin liittyvien oikeuksien mukaan, liiketoimintakriittinen tieto on heille saatavilla, milloin tahansa ja mistä tahansa laitteesta, esimerkiksi älypuhelimista ja tableteista, pilven tai palvelimen kautta.
Paranna tuottavuutta ja kustannusten hallintaa
Kun mahdollistat yritystietosi löytämisen, jakamisen ja turvallisen arkistoinnin, turvalliset asiakirja- ja työnkulkuratkaisumme voivat auttaa sinua:
- Työskentelemään tehokkaammin – tehostaen liiketoimintaprosesseja, vähentäen inhimillisiä virheitä ja mahdollistaen nopean asiakirjaan käsiksi pääsemisen.
- Vähentämään kustannuksia – tee tehtäväsi nopeammin, vähennä tulostusmäärää ja minimoi fyysistä paperinarkistointitilaa.
- Kehittämään tilintarkastus- ja vaatimustenmukaisuusprosesseja selkeällä jäljittämisellä ja nopeammalla olennaisten asiakirjojen löytämisellä.
- Vahvistamaan asiakirjaturvallisuutta – varmistaudu siitä, että ainoastaan he, joilla on oikeat käyttöoikeudet pääsevät tietoon käsiksi.
- Kohentamaan tietojen vaihtoa ja tuottomahdollisuuksia – tehokkaammalla jakamisella ja datan vahvistamisella.
- Tarjoamaan parempaa asiakaskokemusta – oikean informaation löytäminen ja kysymyksiin nopea vastaaminen tietää lisää tyytyväisiä asiakkaita.
