Asiakirjahallinta
Luo rakennetta ja haettavuutta asiakirjoihisi ja dataasi. Asiakirjahallinnan avulla luot turvallisuutta ja parempaa hallintaa kaikkien asiakirjojesi käyttämiseen.
Ota meihin yhteyttäMitä asiakirjahallinta on?
Varastoi ja luo rakennetta
Asiakirjahallinta auttaa sinua varastoimaan asiakirjasi sekä luomaan keskitetymmän rakenteen asiakirjoillesi ja tiedostoillesi. Haettavuudella luot järjestystä ja hallintaa kaikkiin asiakirjoihin.
Pilvipohjainen järjestelmä
Pilvipohjaisen järjestelmän avulla sinulla on aina pääsy asiakirjoihisi. Kaikki tiedostot pysyvät tallella, vaikka tietokoneesi menisi rikki tai katoaisi.
Turvallisuus
Asiakirjahallinta auttaa sinua suojaamaan dataasi. Kaikki asiakirjat suojataan todennuksen taakse. Jaetuilla asiakirjoilla voit nähdä kuka ja mikä on muuttunut, ja voit ottaa helposti esiin myös vanhempia versioita.
Jäljitettävyys ja OCR-tunnistus
Luo jäljitettävyyttä tiedostoihisi, jotta löydät oikeat asiakirjat helposti. Skannatut asiakirjat voidaan OCR-tunnistaa - toisin sanoen asiakirjat indeksoidaan metatagien ja sisällön mukaan, joten löydät ne nopeasti.
Asiakirjahallinnan edut
Helpota varastointia, jakamista ja asiakirjaturvallisuutta. Asiakirjahallintajärjestelmällä löydät tiedostosi ja asiakirjasi helposti.
Pienennä kuluja
Säästä sekä aikaa että rahaa tehokkaammalla asiakirjahallinnalla. Se voi myös vähentää tulostuspaperista, tulostamisesta ja varastoinnista koituvia kuluja sekä vähentää datamenetysten ja tärkeiden asiakirjojen tuhoutumisen riskiä.
Suurempaa tehokkuutta ja tuottavuutta
Arkistoinnin ja indeksoinnin kaltaiset manuaaliset prosessit voidaan automatisoida asiakirjahallinnan avulla, ja samalla inhimilliset virheetkin vältetään. Kun luot tiedostoihisi jäljitettävyyttä ja haettavuutta, löydät haluamasi asiakirjat helpommin, kun tarvitset niitä.
Suurempaa turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta
Voit suojata asiakirjasi keskitetysti ja suojata ne epätoivotuilta hyökkäyksiltä. Voit luoda sääntöjä, joiden avulla varmistat, että oikeilla ihmisillä on pääsy oikeisiin tietoihin oikealla hetkellä. Asiakirjahallintajärjestelmä voi auttaa sinua myös tallentamaan tiedostoja ja varmistamaan, että ne noudattavat oikeita sääntöjä ja järjestystä.
Skannaa suoraan asiakirjahallintajärjestelmään
Työpaikoilla on tärkeää, että fyysisiä asiakirjoja käsitellään tehokkaasti ja turvallisesti. Asiakirjojen digitointi - paperiasiakirjojen skannaaminen, tallentaminen ja jäljittäminen - on tarpeellista monissa yrityksissä. Olipa kyse laskujen, sopimusten tai asiakastilausten skannaamisesta, digitointi voi vapauttaa aikaa ja resursseja, parantaa turvallisuutta sekä tehostaa asiakirjahallintaa.
Datankeruulla voit automatisoida koko digitointiprosessin skannauksesta nimeämiseen ja arkistointiin. Arkaluontoiset asiakirjat voidaan lähettää ja tallentaa turvallisesti salasanasuojattuina PDF-tiedostoina.
Asiakirjahallintajärjestelmää koskevia kysymyksiä ja vastauksia
Täältä löydät vastaukset tavallisiin asiakirjahallintajärjestelmää koskeviin kysymyksiin.
Asiakirjahallinta on prosessi, jonka kautta asiakirjat ja tiedostot voidaan luoda, varastoida, järjestää ja muokata digitaalisesti. Jotta tämä prosessi on tehokas ja turvallinen, avuksi tarvitaan asiakirjahallintajärjestelmää.
Lain mukaan yrityksillä tulee olla asiankirjahallintasuunnitelma. Asiakirjahallintasuunnitelman luominen ja asiankirjahallintajärjestelmän käyttäminen helpottaa asiakirjojen seurantaa, joka puolestaan vaatii tiettyä dokumentaatiota.
